ホームファイリングの訪問サポートに行ってきました。今回のクライアント様はファイリングのモニター様でこれまでオンラインでサポートさせて頂いていました。
ホームファイリングは誰が見てもわかりやすく、欲しい書類が秒で取り出せる書類管理です。
書類を個別フォルダに入れ、ファイルボックスやキャビネットに垂直に立てて入れるバーチカル式のファイリング方法になります。
この度ご依頼頂いたのは赤ちゃんがいらっしゃる若いママさんで、今ある書類だけでなく、今後増えるであろう書類も見越して、ご家庭の書類管理の骨組みを早いうちにしっかり整えておきたいというご要望をお持ちです。
お子さまの成長とともに書類は増えていきますので、早いうちにご家庭の書類を管理する「仕組み」を作っておくとこはとても価値があることと思います。新たに増える書類も出し入れする場所が決まっていれば、どこに入れるか悩む必要がなく楽ですからね。
私の講座「ホームファイリング入門レッスン」では、まずはオンラインもしくは対面でホームファイリングの流れや使用するグッズについて説明させて頂き、お悩みやご要望等をお伺いします。
家族構成、お子様の年齢、ご職業や趣味、大切にされていることなど、各ご家庭でお持ちの書類の種類や量が違ってきますので、その方に合わせたご提案、サポートが必要になります。
大切なのは「ご依頼主様と、そのご家族が使いやすいこと」そこを一番に考えています。
一般的に使いやすいと思われるやり方であったとしても、実際に使うご本人やご家族が使い辛いと意味がありません。ご本人やご家族のご意見、ご要望はしっかり尊重させて頂きますのでご安心くださいね。
さて、今回のクライアント様は書類を「要る、要らないに分ける整理」まではご自身でして頂きました。
私自身は長年見て見ぬふりをして放置していた書類も結構あったので（笑）整理に時間がかかったのですが、この最初の「整理」の段階をしっかりしておくとあとが楽なんです。
必要のない書類を処分し、必要な書類を項目ごとに分類し、個別フォルダに入れていきます。
その際大まかに付箋にタイトルを書いて貼っていきます。
その際、どのように分類していくかがポイントになるのですが、これがなかなか難しいんです
私も同じところでつまづいたのですが、クライアント様も細かく分類しすぎているところがありました
例えば、トイレのリフォームをしたとして、その契約書、請求書、領収書があるとします。
それぞれを別の個別フォルダに入れるとそれぞれがとても薄いフォルダになってしまいます。
薄いフォルダをボックスに並べるとどうなるでしょうか？
一見揃っていてキレイに思われるかもしれませんが、見出しの山が重なって見えづらく、探しにくくなるんです。
これでは出したい書類を秒で取り出せるファイリングとは言えません
そこで、フォルダの厚みを均一に調節して、見つけやすく取り出しやすくするんですね
このトイレのリフォームの場合は、タイトルを例えば
「トイレリフォーム」とし、契約書も請求書も領収書も全て同じ「トイレリフォーム」の仲間として、同じフォルダに入れることができます。
私自身、クライアント様と同様に細かく分けていたので、薄いフォルダをたくさん作ってしまっていました
個別フォルダの厚み調節の為の分類を苦労しながら考えた経験があるからこそ、わかりやすくアドバイスできたと思っています。
この日は個別フォルダに書類を入れていき、タイトルをつけてファイルボックス3個分ができました♡厚み調節はまだまだこれからですが、分類して個別フォルダ化を進めることができました。
サポートのご感想をいただきました。
お客さま自己流のホームファイリングは細分化し過ぎていたのだと思いました。
職場と家庭とでは量に違いがあるのに、書類の標題別で個別フォルダを作成した方が単純明快で良いと思っていましたが、中に入れる書類の量が少なく厚みがないと埋もれるので、同じ分類で複数まとめて適正な厚みにした方が可視化されやすいと気付きました。
そうなんです！フォルダの厚みがとても大切なんです。私も最初は同じところでつまづきました。
zoomやLINEではやりとりしていましたが、初めてリアルでお会いしたので、私の印象もお聞きしました。
お客さまふんわり優しく明るい印象は変わらず、思いやりのあるお人柄に品のある優しい声のトーンに癒されました。
整理収納の知識に理論は勿論、ご自身の経験によるアドバイスをしてくださり、書類整理の中で悩んでることを、生活スタイルを考慮して、真剣に考えて一緒に作業してくださり心強かったです。
私自身がファイリングを仕上げたからこそ自信を持ってお伝えできることがあると思っています。心を込めて最後までサポートさせて頂きますね
一緒に作業を進めていくとわかりやすく早いと言ってくださいました。仕上げまではまだステップがありますが、一歩ずつ進めていくと必ず完成します。
ホームファイリングは飾って見て満足するのではなく、使って活用してこそ価値が出ます。クライアント様がご満足のいく
ファイリングを完成されるまで、心を込めて伴走したいと思います。
